5. Tratamiento y envío de información empresarial

Tratamiento y envío de información empresarial.

1.       El archivo: finalidad, funciones y tipos de archivo.

Cualquier departamento, sección o área empresarial necesita contar con información de calidad sobre la cual apoyar la toma de decisiones.                                                                                                                                              

Doc 1 Doc 2 Doc 3	Tratamiento	Información de calidad	Mejores decisiones empresariales	Incremento de la productividad	Mayor competitividad
				Mejoras en el rendimiento
				Más eficacia y eficiencia

Información: Conjunto de datos previamente tratados y debidamente ordenados, válidos para una correcta toma de decisiones.                                                                                                                                                        

1.1 Naturaleza   y finalidad de la labor de archivo

Archivo: como lugar físico en el cual se clasifica, ordena y guarda documentos en los que se tienen datos de interés para el desarrollo de determinada actividad.

Archivo: como desarrollo de la tarea de clasificar, ordenar y guardar.

Archivo: Conjunto ordenado de documentos producidos en el ejercicio y desarrollo de unas funciones o actividades empresariales concretas, al servicio de la empresa con el fin de facilitar su actividad.

Otras funciones:

·         Elemento probatorio ante un tercero.

·         Obligación legal de conservación de los documentos.  (ej: Código de Comercio, 6 años; normativa tributaria, 4 años; Ley de prevención de blanqueo de capitales, 10 años)

Necesidades básicas para un correcto archivo.

·         Guardar y conservar correctamente los documentos objeto de archivo.

·         Localizar cualquier documento de forma fácil y rápida.

·         Establecer procedimientos que regulen cuándo un documento debe ser archivado y cuándo destruirse.

1.2   Tipos de archivos empresariales.

En función del soporte utilizado.	Archivo convencional en soporte papel	·         Tradicional: archivadores, caretas, armarios. ·         Excesivo recurso de espacio, económico y personal.
	Archivo informático	·         Facilidad de buscar y analizar datos ·         Bajo coste de mantenimiento y mayor productividad.
En función de la frecuencia del uso de los documentos.	Archivo Activo	·         Archivo de oficina o gestión. ·         Documentos utilizados con frecuencia. ·         Lugar accesible y cercano. ·         Evita pérdidas de tiempo.
	Archivo semiactivo	·         Archivo central ·         Consulta reducida ero que deben conservarse por razones legales.
	Archivo Inactivo	·         Archivo pasivo, histórico o definitivo. ·         Documentos que rara vez son consultados. ·         Documentación sin utilidad operativa pero con alto valor documental o legal.
En función de la localización física del archivo.	Gestión centralizada del archivo	Documentos en un mismo espacio físico. Un único responsable de archivo. Ahorro en espacios y recursos Mayor control sobre la documentación. Excesivamente burocrático y poco operativo.
	Gestión descentralizada del archivo	Cada departamento tiene su propio archivo. Acceso rápido a documentación. Reduce costes asociados a grandes instalaciones Pueden surgir diferencias en la forma de clasificar los documentos.
	Gestión mixta del archivo.	Basada en la convivencia de archivos activos y semiactivos en los departamentos con un único archivo inactivo centralizado en la sede central de la empresa.

1.3   Desarrollo de la labor de archivo.

Clasificar: disponer y agrupar siguiendo un determinado criterio.

Ordenar: colocar unos elementos siguiendo un modo o sistema previamente determinado.

Reglas básicas para el procedimiento de archivo.

·         Cualquier persona de la organización puede localizar la documentación.

·         Todo documento entrante o saliente del archivo tiene que ser registrado.

·         No acumular excesiva documentación pendiente de archivo.

·         Ser selectivos diferenciando lo útil de lo poco relevante.

·         Evitar duplicidades siendo minucioso a la hora de abrir expedientes.

·         Es recomendable utilizar señales visuales.

·         Eliminar periódicamente los documentos que ya no son útiles.

·         Medidas de seguridad que eviten la modificación, daño, o destrucción de documentos de forma intencionada o accidental.

·         En documentos con respuesta es aconsejable adjuntar una copia del documento al que respondemos.

·         Se debe facilitar la visibilidad de cualquier documento en una posterior búsqueda.

2.       Sistemas de clasificación de documentación.

Requisitos sistema de clasificación.

·         Fácil de entender

·         Sencillo de aplicar

·         Resolutivo

·         Debe posibilitar futuras ampliaciones.

2.1 Sistema alfabético

·         Es necesario determinar  una palabra ordenatriz. A partir de ella se ordenará toda la documentación pudiendo establecerse un orden ascendente o descendente.

·         Es el más extendido por ser el alfabeto conocido.

·         Puede utilizarse en combinación con otros.

·         La dificultas radica en la elección de la palabra ordenatriz.

Palabra ordenatriz:

·         Primer apellido + segundo+ nombre.

·         Nombres y apellidos compuestos funcionan como uno solo.

·         Las preposiciones, artículos o prefijos no pueden utilizarse como palabra ordenatriz , excepto al ir unidas al apellido mediante guión.

·         Las partículas que van precediendo a nombres y apellidos extranjeros sí se tienen en cuenta como parte de dicho nombre o apellido.

Ordenar alfabéticamente denominaciones sociales de empresas.

·         La palabra ordenatriz será la primera palabra de la denominación social.

·         Los artículos y preposiciones no se tienen en cuenta para fijar la palabra clave.

·         Si la denominación es nombre y apellido se ordenará por apellido.

·         Cuando incluya un número se entenderá que este se ha escrito en letras.

·         Expresiones tipo hijos de no se utilizan como palabra ordenatriz.

·         Empresas o entidades conocidas por sus siglas se ordenan según éstas.

2.2   El sistema numérico.

·         Permite ordenar a partir de un número natural. A partir de este se ordenará toda la documentación pudiendo establecerse un orden ascendente o descendente.

·         Lo ideal es que el número sea arte integrante del documento.

·         Si el número no es integrante del documento habrá que construir un índice auxiliar en el que se relacione cada documento con el número que le ha sido asignado.

·         La principal ventaja e inconveniente radica en la mayor o menor dificultad de búsqueda a causa de la representatividad o no del número utilizado como referente.

·         Evita duplicidades

·         Permite archivo ilimitado de documentos.

·         Facilidad para detectar documentos extraviados.

·         No facilita intercalar documentos.

Características y principios de la CDU. Etiquetas de clasificación decimal universal.

Es una CLASIFICACIÓN porque estructura de forma lógica los conceptos que la componen y los ordena sistemáticamente
DECIMAL porque está ordenada por el principio de números decimales (del 0 al 9)
UNIVERSAL porque abarca todo el conocimiento humano
Facetada: la materia del documento depende del aspecto/matiz que se elija
Jerárquica: cada subdivisión puede subdividirse en sus componentes lógicos
Sintética: las clases enumeradas son bloques sobre los que se construyen las clases compuestas y complejas por medio de diversos recursos notacionales sintéticos que posee
Multidimensional que permite dividir una materia por varias características al mismo tiempo
Internacional: por su sistema de notación arábigo y decimal

Hay dos versiones principales de la CDU, que se diferencian en que una de ellas divide el contenido el grupo 8 de la otra entre el grupo 4 y el grupo 8. Ambas versiones de esta clasificación intentan dividir todo el conocimiento en diez grandes campos, los cuales corresponden a las tablas principales. Cada una está constituida por un solo número:

·         0 Generalidades. Ciencia y conocimiento. Organización. Información. Documentación. Enciclopedias. Biblioteconomía. Instituciones. Documentos y publicaciones

·         1 Filosofía. Psicología

·         2 Religión. Teología

·         3 Ciencias sociales. Estadística. Política. Economía. Comercio. Derecho. Gobierno. Asuntos militares. Bienestar social. Seguros. Educación. Folclore

·         4 Vacante/ Lingüística. Filología.

·         5 Matemáticas. Ciencias Naturales (incluye auxiliares especiales y división principal)

·         6 Ciencias aplicadas. Medicina. Tecnología

·         7 Bellas artes. Juegos. Espectáculos. Deportes

·         8 Lenguaje. Lingüística. Literatura

·         9 Geografía. Biografías. Historia

·         Los números y las notaciones de la CDU se ordenan siguiendo el principio jerárquico que va de lo general a lo particular Cada tabla se divide a su vez en otros diez grupos, y así sucesivamente sin límite; se trata de una clasificación decimal. La notación se estructura utilizando números arábigos que no funcionan como números enteros.

·         La CDU se estructura a través de:
Números principales: Tablas principales
Números auxiliares: Tablas auxiliares
Letras y palabras: Notaciones ajenas a la CDU
Signos y símbolos: Coordinan, extienden, relacionan, subagrupan y fijan el orden

2.3   Sistema Cronológico.

·         Destaca como referencia del documento una determinada fecha y lo ordena y archiva a partir de ella.

·         Puede ser en orden cronológico ascendente o descendente.

·         Sencillez y rapidez de localización cuándo la fecha utilizada sea un dato determinante en el documento.

2.4 Sistema Geográfico.

·         Sigue como sistema de ordenación una localización física concreta relativa al documento.

·         Se suele combinar con otros sistemas de clasificación como el alfabético o numérico.

·         Su ventaja principal es la flexibilidad ya que permite intercalar subdivisiones.

·         Se hace engorro para archivos que gestionen mucha cantidad de documentación.

2.5   Sistema Temático.

·         No es el más utilizado ya que requiere que los temas o asuntos sean verdaderamente representativos de la documentación.

·         Necesita de un segundo sistema para la ordenación posterior. Suele ser el alfabético, con lo cual nos encontramos ante una ordenación alfabética por materias.

·         Rapidez, flexibilidad  para intercalar.

·         Si el documento trata más de un tema este sistema dificultará la clasificación y localización.

2.6   Sistemas mixtos: el sistema alfanumérico.

·         El sistema alfanumérico surge de combinar el sistema alfabético y el numérico. 

·         Se utiliza como palabra ordenatriz un término en el que se combinan letras y números.

·         La palabra ordenatriz puede estar relacionada con el documento o que sea elaborada ex profeso para la ordenación. En este caso se necesitará índice auxiliar.

Actividad 9. Página 125

Ordena alfabéticamente los siguientes nombres de empleados de una empresa.

Arias Ruz Sofía Benitez Días Rafael Benitez Marín Juan León del Álamo María Perez-Montaut Arcas Ángel Rodriguez Campos Carmen Rodríguez Mesa Marta Romero Marto Ramón Val Raíllo Blanca (del) Van Halen Klaus Villanueva Suarez María Von Krüger Mattias

Von Krüger Mattias Villanueva Suarez María Van Halen Klaus Val Raíllo Blanca Romero Marto Ramón Rodríguez Mesa Marta Rodriguez Campos Carmen Perez-Montaut Arcas Ángel León del Álamo María Benitez Marín Juan Benitez Días Rafael Arias Ruz Sofía

3.       Recepción y archivo de documentación.

3.1 Recepción y archivo en soporte papel.

1.       Se debe confirmar que el documento que se ha de archivar no va a ser requerido en ese momento por ningún empleado o departamento de la empresa.

2.       Habrá que determinar el valor presente y futuro de los documentos susceptibles de archivo.

a.       Por un lado se clasificarán aquellos documentos que  por su escaso valor no necesiten ser conservados los cuales serán destruidos.

b.      Se trabajará con los documentos  que presenten un cierto valor legal u operativo presente o futuro para la organización.

3.       Realizar copias de seguridad, fotocopias o digitalización de los documentos.

4.       Referenciar aquellos documentos que deban estar en más de un expediente.

5.       Prearchivar la documentación susceptible de archivo.

6.       Archivo definitivo de los documentos.

4.       Consulta y conservación de la documentación.

El archivo tiene como finalidad ser una fuente de información sobre la cual apoyar la toma de decisiones. Es fundamental aplicar criterios de economía y eficacia en la producción y conservación de documentos.

4.1 Conservación y uso de documentos escritos.

La documentación se debe conservar mientras sea útil.

Normas básicas para conservar la integridad y e impedir el extravío o perdida de documentación.

·         Dejar constancia en registro auxiliar de entrada y salida de documentos.

·         Con documentos ya archivados intentar dar salida al expediente completo o dejar constancia de la posición del documento en el expediente

·         Una vez utilizado un documento, devolverlo cuánto antes al archivo.

Principio de las 3 R

REDUCIR: imprimir a doble cara

REUTILIZAR: al máximo todos los materiales posibles.

RECICLAR: papeleras de reciclaje y purga de documentos.

4.2 Gestión de datos en soporte informático.

Un sistema de gestión de bases de datos es un programa informático capaz de obtener información de una base de datos, gestionando el acceso, consulta y eliminación de los datos alojados y organizados en ella.

Ventajas de sistemas informáticos:

Facilitan la obtención y localización de información de una forma más rápida que en los convencionales.

No ocupa tanto espacio físico, con lo cual se ahorran costes y recursos.

Permiten la obtención y consulta en cualquier momento y lugar a través de internet

4.3 Purga y destrucción de documentos.

La fase de eliminación de documentos para optimizar el archivo.

Evita la acumulación innecesaria de documentación.

Debe desarrollarse con frecuencia.

Se debe utilizar un método que impida el acceso indebido a la información.

5. Tratamiento de la correspondencia empresarial.

Tipos de correspondencia.

De entrada

De salida: recoger, clasificarla, registrarla y enviarla en tiempo y forma.

Comunicaciones interiores.

5.1 Tratamiento de la correspondencia de entrada.

A. Recepción

Firmar el albarán.

Abrir el correo ordinario.

Fechar los documentos que no lo estén.

Revisar que este la dirección del remitente.

Comprobar que dentro del sobre está toda la documentación a que hace referencia el documento.

Colocar la correspondencia en la bandeja de entrada.

B. Clasificación.

Una vez recibida se clasifica según sean cartas, impresos, facturas, periódicos, revistas, o algún tipo de paquetería.

Cuando es para una persona o departamento concreto.

C. Registro.

El correo se debe registrar conforme a las normas internas de cada entidad.

Registro de entrada de correspondencia
Datos de salida		Remitente		Clase de envío	Anexos	Asunto	Departamento de  destino	Observaciones
N.º registro	Fecha	Nombre o razón social	Localidad
134	10/10	Sr Guitard	Manresa	Carta	CVº
135	20/10	Banco de Comercio	Tarragona	Carta	Copia de recibo	Cargo en cuenta	Administración
136	24/10	Publicaciónes Lluerna	Lleida	Publicaciones periódicas	Revista	Suscripción revista	Comercial
137	02/11	Proveedor Caín	Llosca	Paquete	-	Muestra comercial	Compras
138	05/11	Marquet y Cia.	Barcelona	Carta	Letra de cambio	Letra factura 710	Administración

Registro de salida  documentos.

Registro de salida de correspondencia
Datos de salida		Destinatario		Salida			Asunto	Departamento de  origen	Observaciones
N.º registro	Fecha	Nombre o razón social	Localidad	Fecha	Clase de envío	Anexos

¿Qué es el franqueo pagado?

El franqueo pagado es un servicio pensado para los usuarios que realizan depósito masivo de cartas o impresos con periodicidad.  

El depósito de los envíos se hará en Centros de Admisión Masiva, acompañado de su correspondiente albarán de entrega.

La identificación de estos envíos se realiza con la impresión mecánica de un rectángulo en la esquina superior derecha del sobre como se muestra en la Imagen.

¿Qué es el franqueo en destino?

El franqueo en destino se trata de un apartado postal específico para garantizar la respuesta de clientes a envíos comerciales, sin costes de envíos, a través del cupón respuesta.

Apartado postal específico para la recepción centralizada de respuestas comerciales franqueadas en destino. El cliente sólo debe cumplimentar el cupón-respuesta sin asumir los costes de envío. Existe la opción de entrega en domicilio.

¿Para qué debo utilizar los sellos?

Los sellos son un comprobante de pago del envío que se quiere realizar a través de  Correos.

El sistema tradicional de franqueo es el realizado a través de sello postal, esto no es más que un comprobante de pago previo de los envíos efectuados por correo en forma de etiqueta.

6. Seguridad y confidencialidad de la información: la Ley de Protección de Datos

En cualquier empresa es tan importante gestionar y archivar la documentación procedente de su actividad diaria como protegerla de posibles pérdidas o modificaciones indeseadas. Todo documento conservado en archivo debe ser protegido de cualquier uso inadecuado pérdida, robo, eliminación total o parcial de su contenido, accidente, modificación, etc.  Hay que tener en cuenta que dichas situaciones, además de suponer un menoscabo en la obtención de información de calidad, podrían generar responsabilidades legales frente a terceros especialmente en el caso de datos de carácter personal.

6.1. Medidas para la protección de la información

Todas las empresas deben desarrollar e Implantar un conjunto de medidas de protección que eviten, en la medida de lo posible, la pérdida o modificación de cualquier documentación, independientemente del soporte en la que esta se encuentre. Dichas medidas se diferencian en función del soporte y de la sensibilidad.

Medidas ara la protección de los documentos escritos.

·         Crear un procedimiento claro y sencillo que guíe su uso y manipulación.

·         En aquellos documentos que la empresa considere necesario, se debe establecer un sistema de seguridad basado en la protección mediante llaves, cámaras, cajas de seguridad, etc. Asimismo se deberán crear copias de dicha documentación, las cuales se localizarán en un espacio físico distinto al del documento original.

·         Elaborar un plan de actuación ante cualquier tipo de incendio, inundación o fallo eléctrico que pudiera poner en riesgo la documentación escrita.

·         Nombrar a un responsable de seguridad del archivo físico. Este trabajador debe conocer la ubicación de toda la documentación, así como el sistema utilizado para su ordenación y clasificación. Además, será el encargado de establecer las normas internas de entrada, clasificación, conservación, uso y salida de cualquier documento.

·         Establecer mecanismos que impidan la divulgación de aquella documentación cuyo conocimiento externo pudiese ocasionar perjuicios para la empresa o para terceras personas.

·         Exigir secreto y confidencialidad a los trabajadores en lo concerniente al tratamiento que hagan de la Información conocida durante el desarrollo de sus funciones laborales. De hecho, en la mayoría de los sectores empresariales existe obligación legal de mantener en secreto la información proporcionada por sus clientes. Es lo que se denomina secreto profesional.

Medidas de protección documentos electrónicos.

En el caso de los datos almacenados en soporte electrónico es más fácil que se pueda dar una modificación, pérdida o copia no autorizada. Por ello la empresa depositaria de estos datos debe fijar medidas de protección adicionales a las establecidas para la documentación escrita:

·         Debe realizar copias de seguridad de dichos datos con cierta frecuencia. Así se evitará una posible pérdida accidental de información relevante.

·         Es conveniente establecer accesos restringidos a los equipos informáticos, en función de las necesidades de los distintos tipos de usuario que existan. Para ello, se aconseja establecer contraseñas individuales, permitiendo el acceso a la información según el perfil de usuario.

·         En determinados archivos solo debe permitirse su lectura y no su modificación. Así se evitará cualquier tipo de accidente o alteración Intencionada.

·         Es muy recomendable instalar en todos los equipos informáticos un software que logre protegerlos de posibles virus, así como un firewall con el que se eviten accesos externos no autorizados al equipo.

·         En el caso del correo electrónico es aconsejable usar programas de cifrado y encriptación que eviten accesos no autorizados. Dichas protecciones también deben aplicarse a la documentación con información muy sensible.

Muchos de los documentos archivados en la empresa, tanto en soporte escrito como informático, contienen datos personales y confidenciales. Al ser las consecuencias derivadas de un mal de estos datos mucho más graves que en otro tipo de documentos, la protección prestada a  seguridad debe ser especialmente elevada:

·         Se recomienda implantar sistemas de seguridad que controlen el acceso de cualquier per a la documentación que contenga información de carácter personal. En el caso de documentos que contengan datos identificativos de personas o empresas, se suelen utilizar sistemas de archivo con mecanismos que dificulten el acceso a ellos por parte de personal no autorizado.

·         En el caso de documentación donde se encuentren datos relativos a niveles de ingresos, datos financieros, multas, antecedentes penales, etc., se debe desarrollar una auditoría de seguridad de datos adicional con una periodicidad no superior a dos años.

·         En documentación con datos relativos a investigaciones policiales, ideología, afiliación sindical, creencias, salud, orientación sexual, etc., se establece, adicionalmente a las medidas anteriores, un acceso restringido con llave al archivo. Dicho acceso se permitirá solo a personal autorizado, estableciéndose controles tanto en la reproducción de dicha documentación como en la destrucción de copias.

6.2. Aplicación de la Ley de Protección de Datos

Si la guardia y custodia de la documentación contenida en los archivos empresariales es importante, esta adquiere una dimensión capital en el caso de contener datos personales, ya que a través de la violación de la intimidad que supone un acceso no autorizado a ellos se puede obtener mucha información útil para la actividad empresarial. Es por ello que, en este tipo de circunstancias, la legislación se ha encargado de establecer límites al acceso y cesión y uso de este tipo de datos.

La protección de datos personales está regulada por la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD). Dicha ley tiene por objeto «garantizar y proteger los derechos y libertades de las personas físicas, en especial su honor y su intimidad», siendo de aplicación a toda empresa con archivos en España, independientemente de si esta es nacional o extranjera.

Dicha ley establece que toda empresa o empresario que desarrolle una actividad empresarial en territorio español y trabaje con datos personales estará obligado a cumplir con una serie de aspectos relativos a la protección de datos:

·         Deberá notificar a la Agencia Española de Protección de Datos los ficheros de datos personales que posea o las aplicaciones informáticas que utilice para su gestión. Para ello utilizará el sistema telemático NOTA, mediante el cual informará sobre la finalidad y estructura del fichero, los tipos de datos manejados, su ubicación y el procedimiento seguido para su recogida.

·         Deberá redactar un documento de seguridad en el cual se reflejen las políticas, normas y procedimientos aplicables a la gestión de los datos personales almacenados. Este documento recogerá las medidas que se van a desarrollar en la empresa para proteger la confidencialidad de los datos personales, y se aplicarán a cualquier documento que contenga información sensible.

·         Deberá firmar contratos de encargo de tratamiento de datos con aquellas empresas o profesionales que, en el desarrollo de la prestación de un servicio, accedan a dichos datos personales. Un ejemplo sería el servicio dado por asesorías de empresas, las cuales necesitan acceder a los datos personales contenidos en archivos propiedad de sus clientes. En el citado documento, estas empresas o profesionales se comprometerán a no utilizar los datos a los que han accedido por prestar dicho servicio para un fin distinto al del encargo.

·         Deberá informar a los titulares de los datos que está cumpliendo con la normativa relativa a la protección de datos, especialmente en lo relativo a:

·         La recogida del consentimiento en el tratamiento de datos.

·         La guarda del secreto y la confidencialidad de los datos.

·         El ejercicio de sus derechos sobre dichos datos, especialmente en lo relativo a información, consulta, acceso, cancelación, cesión y oposición.

6.3. La Agencia Española de Protección de Datos

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) es la entidad estatal independiente del resto de Administraciones Públicas encargada de velar por el cumplimiento de la normativa sobre protección de datos. Su principal labor es garantizar y velar por la preservación del  derecho a la protección de datos de carácter personal de los ciudadanos.

La AEPD se regula por la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD), así como por el Real Decreto 1720/2007, encargado de desarrollarla En dicha regulación se establecen como principales funciones de la AEPD:

Atender las peticiones y reclamaciones de los titulares de los datos, informándoles de los derechos que tienen reconocidos por ley. Además, promueve campañas de difusión y concienciación a través de los medios de comunicación.

En relación con las empresas y organizaciones encargadas de almacenar y tratar datos personales, la AEPD emite las autorizaciones necesarias para poder desarrollar tal labor, reclamando las medidas de corrección oportunas ante actuaciones contrarias a la ley  y ordenando en su caso el cese en el tratamiento  y la cancelación de los datos. Si a fuese necesario, puede incluso establecer sanciones. Además de lo anterior, cualquier transferencia internacional de datos entre empresas debe ser autorizada por la AEPD.

En lo concerniente a la elaboración de legislación, la AEPD realiza informes consultivos previos sobre cualquier proyecto de norma que desarrolle la LOPD o incida en una materia relacionada. Además, dicta instrucciones y recomendaciones para adaptar a los principios de la LOPD tanto los tratamientos automatizados de datos como el control de acceso a los ficheros.

La AEPD tutela los derechos y garantías de los usuarios en el ámbito de las comunicaciones electrónicas, incluyendo el envío de comunicaciones comerciales no solicitadas a través de correo electrónico. Además, la AEPD debe ser informada de cualquier quiebra de seguridad en los sistemas de los proveedores de servicios de comunicaciones electrónicas que puedan afectar a datos personales.

Los derechos ARCO son un conjunto de acciones reconocidas en la LOPD, a través de las cuales una persona física puede ejercer un control sobre sus propios datos personales. Estos derechos son los siguientes:

Derecho de acceso: saber si datos propios están siendo tratados, la finalidad perseguida, de dónde se han obtenido y las comunicaciones de los mismos que se hayan realizado o se tenga previsto realizar.

Derecho de rectificación: solicitar la modificación de los datos que sean inexactos o incompletos.

Derecho de cancelación: pedir que se supriman los datos propios que sean falsos o inadecuados.

Derecho de oposición: el titular de los datos se puede oponer a que se realice un tratamiento de sus datos personales.

6.4. Adaptación de la actividad empresarial a la LOPD

Para adaptarse en los procedimientos de gestión de documentación a la LOPD, es recomendable contar con los servicios de una empresa de asesoría o consultoría especializada, sobre todo en el caso de una empresa que utilice grandes volúmenes de datos de carácter personal,

El proceso de adaptación a la LOPD seguido en cualquier empresa suele pasar por las siguientes fases:

1.       Análisis inicial de la información:  objeto de tratamiento, a fin de evitar posibles errores en el cumplimiento de las obligaciones impuestas por la LOPD.

2.       Localización e identificación de los distintos ficheros. En esta fase se debe mostrar especial atención al origen de cada fichero y al tratamiento actual que se le está dando, tanto en el momento de utilizar la información como una vez que deja de servir para la finalidad requerida.

3.       Clasificación y análisis legal de cada uno de los ficheros.

4.       Establecimiento del nivel de seguridad aplicable a cada uno de los ficheros.

5.       Confección del manual de seguridad por parte del responsable del fichero, de acuerdo con las necesidades y requerimientos de dicho fichero.

6.       Implantación del manual de seguridad. Esto requiere la adaptación de toda la empresa a dicho manual y la puesta en marcha de medidas de concienciación de los trabajadores acerca de la necesidad de su correcta aplicación.

7.       Inscripción y notificación de los ficheros en la AEPD, a través del sistema telemático NOTA.

8.       Auditoría de las medidas de seguridad implantadas al menos dos veces al año, así como en cualquier momento que se produzca una modificación relevante en el funcionamiento de la organización.