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4. Documentos escritos al servicio de la comunicación empresarial.


Documentos escritos al servicio de la comunicación empresarial.

1. La comunicación escrita: elementos y tipos.

Elementos de la comunicación escrita.
Emisor
Vendedora
Mensaje
Factura de compra
Código
Lenguaje escrito
Medio
Papel
Contexto
Entorno laboral
Canal
Correo ordinario
Interferencias
Distinto idioma, no se comprende la codificación del artículo vendido, pérdida de la factura, etc
Receptor
Cliente

Ejemplo en parejas
Emisor
Secretario
Mensaje
Nota de aviso de llamada
Código
Lenguaje escrito
Medio
Papel
Contexto
Entorno laboral
Canal
Presencial
Interferencias
Mala comprensión de los datos al teléfono.
Error en la escritura
Pérdida de la nota.
Receptor
Jefa de departamento.

Emisor:
Mensaje: Nómina. Convocatoria a una junta. Informe de reservas de un hotel. Documento interno para un determinado departamento de la empresa. Presupuesto. Catálogo.
Canal: presencial, email, correo ordinario.
Interferencias: fallo wifi, bandeja de spam, error en la dirección de email o postal, falta ortográfica, gramatical, de puntuación. Pérdida del documento. Que no sea legible por deterioro o caligrafía. Cambio de domicilio.
Receptor: cliente, empleados, jefe, empresa.

Características específicas de la comunicación escrita.
       No hay retroalimentación inmediata.
       No hay posibilidad de comunicación no verbal.
       Posibilita el envío de documentación adjunta de mayor extensión.
       Lo escrito supone una prueba del contenido del mensaje.
       Se necesita un mayor dominio de las palabras y la gramática y podemos pensar y concretar mejor lo que queremos expresar antes de escribirlo.
Lenguaje no verbal en comunicación escrita: Presentación, caligrafía, emoticonos, mayúsculas, puntuación.

Diferencias entre la comunicación oral y escrita:
       uno es lenguaje escrito y la otra el lenguaje hablado
       uno es captado por el oído y otro por la visión
       la oral es inmediata y la otra no lo es, hay que hacer un seguimiento de la retroalimentación.
       En la oral está presente la comunicación no verbal y en la escrita no esta presente.
       En la comunicación escrita queda registrado lo que se dice, en la oral solamente si se graba.
       El uso que se puede hacer en el futuro de toda la documentación escrita.
       Dominio de palabras y gramática. Riqueza de vocabulario.
       El lenguaje escrito sirve para adjuntar documentos.
       Neutraliza las marcas dialectales



2. Normas para una adecuada redacción.

Características
Recomendaciones
Claridad
La comunicación escrita se desarrolla de forma clara cuando la idea transmitida con el escrito se puede recibir sin lugar a equívocos.
Un mensaje es claro cuando es fácil de comprender, no se presta a confusiones ni interpretaciones y no deja lugar a dudas.
Para conseguir una comunicación clara debemos utilizar las palabras con propiedad y construir las frases sintácticamente de manera sencilla, dejando a un lado, las oraciones compuestas.
Sencillez
Se recomienda utilizar el lenguaje más usual o más habitual, porque resulta más cercano al receptor y da menos problemas de comprensión.
Escribir con sencillez supone utilizar nuestro propio vocabulario, sin palabras rebuscadas, con naturalidad y sin frases enrevesadas. Esto nos ayudará a transmitir mejor nuestras ideas.
Concisión
La concisión en la escritura consiste en utilizar las palabras justas para transmitir aquello que queremos. Un mensaje es conciso cuando es breve preciso y directo. Utilizando únicamente las palabras imprescindibles para expresar lo que se pretende.
Para ser concisos debemos expresarnos con el menor número de palabras bien estructuradas. Para ello debemos utilizar frases breves y párrafos cortos que faciliten la lectura del documento.
Cortesía
La cortesía es parte de la educación y, por lo tanto, debemos tenerla muy en cuenta también  en la elaboración de los documentos escritos.
En la comunicación escrita, la cortesía consiste en tratar con atención y respeto al receptor del escrito.
Debemos adaptar el documento escrito al destinatario. El tratamiento que empleemos en un documento debe ser respetuoso y acorde con los vínculos de amistad, trato o confianza que existan entre el remitente y el destinatario.
Riqueza de vocabulario
La riqueza del vocabulario es el conjunto de palabras que domina una persona o que utiliza en sus comunicaciones cotidianas.
Un texto rico en vocabulario es el que tiene muchas palabras distintas que se repiten pocas veces.
La riqueza de vocabulario se adquiere a través de la lectura y los intercambios comunicativos, lo cual se refleja en la riqueza y precisión de las comunicaciones escritas.
La monotonía en el uso de las palabras denota pobreza de vocabulario, conformismo y mediocridad.

Tipos de tratamiento para el remitente.
       Muy formal: Suele utilizarse en los casos en los que el destinatario es considerado de rango superior al remitente. EJ: Excelentísimo….
       Educado: Es neutral pero bastante formal. Usado en la correspondencia general de oficina. Ej: A la atención de…
       Neutral: Amistoso pero neutral: Recomendado para toda la correspondencia, excepto las muy formales. Ej: Estimado.
       Cordial: Amistoso y respetuoso Hay una relación personal, pero de respeto. EJ: A la atención de….
       Personal e informal: Hay una relación personal entre el remitente y el destinatario, de mucha confianza. Ej: Querido…..
El éxito de un documento escrito depende tanto de su contenido como de su apariencia. Por eso tenemos que ser tan cuidadosos con la presentación del documento como en su corrección ortográfica, sintáctica y gramatical.
Un documento escrito correctamente transmite una imagen positiva del emisor hacia el receptor. Para lograr esto es necesario usar correctamente el lenguaje.
2.1 Ortografía, sintaxis y gramática.
Para redactar un documento es imprescindible tener un perfecto dominio de la ortografía, la sintaxis y la gramática. Hay que poner interés en este tema ya que errores ortográficos y gramaticales  indica descuido o negligencia y además de causar mala impresión pone en peligro la eficacia del mensaje.
Hay que tener especial cuidado:
       La división y separación de las palabras en sílabas.
       La colocación del acento ortográfico (tilde) en las palabras.
       El uso de las mayúsculas.
       La escritura de los números.
       La correcta concordancia en género y número de palabras.
       La construcción de las oraciones.

2.2 Puntuación
El correcto uso de los signos de puntuación es importante en el lenguaje escrito, porque a través de ellos  conseguimos hacer que las personas que lean el texto que hemos elaborado lo interpreten de forma correcta, tal y como queremos expresarlo.
Los signos de puntuación, que en su origen se usaron para intentar reproducir los rasgos del lenguaje oral

Diferencia entre coma y punto y coma.
En mi casa tengo manzanas, naranjas, peras y otras frutas
En mi casa, los árboles frutales brindan un clima fresco; en el interior, en cambio, el calor es agobiante.
Diferencia entre punto y punto aparte.
Cualquier materia puede clasificarse en homogénea y heterogénea, de acuerdo a ciertas pautas.
La materia homogénea es aquella que tiene la misma composición y aspecto en cualquiera de sus partes.

A. Aviso o anuncio
Mensajes dirigidos a un colectivo que se transmiten por correo electrónico o se exponen en un tablón de anuncios de la empresa. Suelen transmitir información general o comunicar eventos.

Nota de aviso de ratas en el instituto.
Aviso Importante

Informamos a los alumnos que debido a una plaga de ratas se va a proceder a la desinfección del instituto.
Estas labores se realizaran en horario de mañana. Por este motivo los días 24/01 y 25/01 habrá modificaciones de las aulas habituales.

Día 24/01

1ª a 2º ESO
2º a 3º ESO
3º a 4º ESO

1º a 2º BACHILLER

FP básica a Grado Medio


Día 25/01

2º a 1º ESO
3º a 2º ESO
4º a 3º ESO

2º a 1º BACHILLER

FP básica a grado Medio

Disculpen las molestias
Dirección Ies Ses Estacions
23 de Enero de 2019








B Memorandum o nota de régimen interno.
Ies Ses Estacions

Memorando

Para: Todo el alumnado.
De: Dirección Ies ses EStacions
Fecha: 24/01/19
Asunto: Desinfección Instituto

Se avisa a todo el alumnado que el dia 25 y 26 de enero en horario de mañana se realizara la desinfección del instituto. 

Juana Perez
Directora Ies Ses EStacions














c. Informe

Informe Desparasitación Ies SES EStacions
De Dirección Ies Ses EStacions
Para Alumnado Ies SES EStacions
24/01/2019







Traslado de información al alumnado de las distintas tareas de desinfección que se realizarán en el año 2019 en el instituto.



Con motivo de las plagas sufridas durante 2018 hemos decidido contratar a una empresa de fumigación que realizará desratizaciones de manera trimestral.
Estas tareas se realizarán siempre en día sábado para evitar contaminaciones de cualquier tipo.
También debemos informaros que se han colocado trampas en diferentes puntos del instituto y es muy importante que no entren en contacto con ojos ni boca.
Según nos ha informado la empresa se han encontrado multitud de restos de comida en el patio, pasillos y aulas, con lo cual rogamos encarecidamente que todos colaboremos con unas mínimas normas de higiene.

El instituto está haciendo su mayor esfuerzo para mantener la higiene y salud de todos. Esperamos que cada uno colabore en esta tarea como colectivo al que pertenecemos.




Por eso te pedimos:

-Nunca recoger comida del suelo.
-Cuando termines de comer o beber tira los residuos a la basura. Y procura reciclar.
-Lava tus manos antes y después de comer.


Rescisión de contrato

FINALIZACION DE CONTRATO DE ARRENDAMIENTO
DE VIVIENDA Y ENTREGA DE LLAVES

En ……………………, a ……. de …………….de 20……

REUNIDOS

De una parte, DON/DOÑA ……………………….., (datos personales incluyendo domicilio y DNI), en su calidad de PARTE ARRENDADORA.

Y de otra parte, DON/DOÑA …………………………..., (datos personales incluyendo domicilio y DNI), en su calidad de PARTE ARRENDATARIA.

EXPONEN

PRIMERO.- Que con fecha ………., ambas partes firmaron contrato de arrendamiento relativo a la vivienda sita en ………….., calle  …………., ( datos de ubicación de la vivienda).

SEGUNDO.- Con fecha …… de …….. de 20……, ambas partes han decidido resolver de mutuo acuerdo el citado contrato de arrendamiento, y a tal efecto

ACUERDAN

PRIMERO.- Dar por terminado el Contrato de arrendamiento de vivienda suscrito en fecha xxxxx  al que se hace mención en el primer expositivo.

SEGUNDO.- El arrendatario hace entrega al arrendador de la posesión del citado inmueble así como de las llaves de la vivienda


     EL ARRENDADOR                                    EL ARRENDATARIO


Comunicado Interno.
Escrito de comunicación entre diversas partes de una misma organización, en sentido vertical u horizontal.
Ejemplo de comunicado interno.
De: Secretaría IES SES ESTACIONS
A: Alumnos de mañana
REF: 201901003
Asunto: Actividades extraescolares 2019.

Mensaje:

Os informamos que ya está disponible la inscripción para las actividades extraescolares de 2019.

Dicha inscripción se realizara en Secretaría en horario de mañanas y es necesario presentar el DNI.

Los cursos disponibles este año son:

Yoga
Ajedrez
Inglés
Dibujo

Francés
Ping-Pong

Alemán
Cubo de Rubik

Nota: Será necesario un mínimo de 10 inscripciones por curso para que la actividad se pueda realizar.


Firma:

María Pérez

Fecha: 28 de enero de 2019
Anexos:
Yoga
Lun –Jue 18-19hs
Ajedrez
Mar - Vier 19-20hs
Inglés
Ma -Vier 19-20hs
Dibujo

Lun – Jue 18-19hs
Francés
Lun–Jue 19-20hs
Ping-Pong

Lun – Jue 19-20hs
Alemán
Mar– Vier 18-19hs
Cubo de Rubik
Mar– Vier 18-19hs


Contratos de trabajo.

Convocatoria de reunión.
Sala de actos.
Horario de tarde: de 18:30 a 19:30
Convoca Jefe de estudios.
IES SES ESTACIONS       
C/ Marques de Fontsanta 12
07005 Palma de Mallorca.                                                                                                                 Ref:  2019/01/003

Juana Pérez.
Jefa de Estudios IES SES ESTACIONS.

Estimados alumnos de primer año de Grado Superior de Administración y finanzas.
Nos complace notificarles a de la realización de la reunión anual informativa de las prácticas de formación para el año 2020.

La reunión se realizará en la sala de actos el día 01 de Febrero de 18:30 a 19:30hs.

Los temas a tratar serán:

Exposición de funcionamiento de las prácticas.
Elección de centros de trabajo.
Erasmus.
Ruegos y preguntas.


Os recordamos que la asistencia es obligatoria ya que es en horario lectivo.

Cordialmente,

Juana Pérez
Jefa de estudios.
Palma de Mallorca, 28 de enero de 2019.



Acta de reunión.
Junta de Propietarios Comunidad C/Aragó 37
Reunión Ordinaria de propietarios Nº 2
1 de febrero de 2018
Primera Convocatoria 19hs. Segunda convocatoria 19,30hs. Sala de reuniones.

Asistentes:   Juana Pérez            Presidenta
                       María Gómez         Secretaria
                       Juan Pérez
                      Alexandra Franco
                      José Pérez

Excusan asistencia: Marta González 

Orden del día:  1. Cambio del servicio de limpieza
                            2. Adaptación del Hall de entrada a discapacitados.

Desarrollo de la sesión:

Lectura y aprobación del acta anterior: Sin objeciones. Por unanimidad.

1. Secretaria reparte presupuesto de empresa de limpieza Gómez SA. Explica que con dicho presupuesto habría un ahorro de 20€ por propietario. Alexandra Franco expone que la empresa actual hace muy bien su trabajo, y que no es un ahorro significativo. Se procede a la votación y  por unanimidad se decide mantener la empresa de limpieza actual.

2. Presidente reparte presupuesto de Construcciones Gómez para la adaptación del hall. El presupuesto tiene un importe de 30000 euros, con lo cual el coste por propietario sería de 5000 euros. El presidente da la previsión de obra para junio de 2018. Alexandra Franco propone prorratear la derrama mensualmente y buscar al menos dos presupuestos más. Se procede a la votación. Se decide por unanimidad prorratear la derrama y que se buscaran más presupuestos.

3. No hay ruegos ni preguntas

La presidenta cierra la sesión, de la cual, como secretaria extiendo esta acta.



María Gómez                                                                                  Juana Pérez
Secretaria.                                                                                        Presidenta


Anexos: Presupuesto de limpieza Gómez SA
               Presupuesto de adaptación Construcciones Gómez.
Trámites de documentación. .
Ies Ses EStacions
C/Aragó 37
07004 Palma de Mallorca


Yasmin Vinograsky
C/ Guillem Galmés 13
07005 Palma de Mallorca

Estimada alumna,

Tal como ha solicitado le hacemos llegar el certificado de escolaridad del año 2019.

Si necesitara alguna aclaración puede ponerse en contacto con Secretaría en el horario de 9 a 14 hs.

Le saluda atentamente.

María Gómez
Jefa de estudios.

Palma de Mallorca, 20 de febrero de 2019.










Pedido
Descripción: yas.jpg
Yasmin Veterinaria.
C/Aragó 37
07100 Palma

Alexandra SL
C/ Manacor, 25
07005 Palma
Fecha: 20/01/2019
Ref
Artículo
Cantidad
Precio ud.
Importe total
R001
Rosas blancas
12
1.00
12,00
R002
Rosas rojas
12
1.00
12,00
R003
Rosas rosas
12
1.00
12,00
M001
Margaritas
12
1.00
12,00
TOTAL IVA INCLUIDO
58,08
Condiciones de entrega:
Fecha entrega: 05/02/2019
Forma de pago: 30 días.
Firma:











Nota telefónica.
Destinatario
Sra. Alexandra.
Contacto
Llamada
Remitente
Sra. Cynthia Lizárraga
Empresa o institución
Lizárraga SL
Cargo
Gerente
Número de teléfono.
666-666666
Motivo
Concretar reunión lunes 9 hs.
Mensaje
Espera su confirmación para la reunión comercial del lunes a las 9hs en nuestras oficinas


Recibo.


Recibo número……

Comunidad de propietarios Guillem Galmés 13.
Palma.

Hemos recibido de …………….. en concepto de………..la cantidad de………





Firmado:

Palma de Mallorca a 11 de febrero de 2019.








Domiciliación de pago.



........................................................................................................................................... (Nombre, Apellidos y DNI del firmante) En representación de .......................................................................................................................................... (Nombre empresa , NIF) Con domicilio......................................................................................... DP ..................... Población......................................................................... Provincia .................................. AUTORIZA A la compañía ........................................................................................................... Con CIF.................................................. desde la fecha presente y con carácter indefinido en tanto continúen las relaciones comerciales entre las dos compañías, a efectuar todos los cobros mediante recibo bancario a la cuenta bancaria especificada en la presente autorización.


DATOS DE LA ENTIDAD BANCARIA .............................................................................(Nombre de la entidad bancaria) ............................................................................(Domicilio de la entidad bancaria)
Entidad Oficina DC Cuenta

----/----/--/----------

Firma y sello de la empresa que autoriza.







Lugar y Fecha .............................................................................






Tarjeta de visita
  
Yasmin Vinograsky Korenblum
Gerente comercial


Tel: +34-666666666
C/ Aragó 37
Palma



Comunicado de prensa.










Instancia
Ilustrísimo señor: Don/Doña ..............., con Documento Nacional de Identidad número ...................., domiciliado en ......................., calle .................., número ......, piso ....., teléfono ........

Expone: Que renuncia a la beca solicitada con fecha 25 de diciembre de 2018 por no necesitarla debido a cambios personales.
Que adjunta a esta instancia copia de la solicitud debidamente cumplimentada y sellada por el centro.

Solicita: Que teniendo por presentada esta instancia en tiempo y forma, se admita la renuncia y no se realice el ingreso bancario.


 En ....................., a ................. de ........................... de 2019



Yasmin Vinograsky














Oficio
UNIVERSIDAD CIENTÍFICA HUMANISTA, AMÉRICO-FRANCESA ANÁHUAC
UCHAFA.
Avenida Desconocida, Colonia Pérdida del Bosque,
Calle Perdída del Sur, México D.F.
Expediente 6363/2016
Oficio núm. 333
Alumno: Juan Pérez López.
Asunto: Beca
Sr. Juan Pérez Hernández y Señora Juana López Rodríguez, por medio del presente oficio, le comunicamos que el alumno al rubro anotado, ya ha comenzado a recibir los beneficios de la beca otorgada por esta universidad, y por motivo de que su hijo aún es menor de edad, se les pide presentarse a la brevedad para poder realizar los trámites correspondientes a dicho asunto.
Cito: “Firma del documento de constatación y aceptación de la necesidad de Beca por parte de padre o tutores…”
Sin más que agregar por el momento.
Rector
 Universidad Científica Humanista,
Américo-Francesa y Académica
UCHAFA
Dr. Torombolo Toribio Trujillo Taboada.
Firma













Certificado
CERTIFICADO DE FUNCIONES

D. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx con DNI.: xxxxxxxxx como Jefe/Responsable del laboratorio/servicio xxxxxxxxx
CERTIFICA que D. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx con DNI: xxxxxxxxxxxxx trabaja en dicho laboratorio/servicio desde el día xx de xxxxxxxx de xxxx hasta el día xx de xxxxxxxx de xxxx como personal laboral temporal, habiendo realizado su prestación laboral en la categoría profesional de xxxxxxxxxxxxxxxxx, realizando las siguientes funciones:
-
-

Por lo que firmo este CERTIFICADO para que surta los efectos oportunos,

En Madrid a xx de xxxxxxxxx de xxxx  

Fdo.: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Nombre apellido










Carta de agradecimiento por el envío de unos libros de veterinaria recibidos.

Agradezco a la señora Martina Belmonte de Cats Sl por el envío del catálogo y las muestras de materiales recibidas.
Atentamente,

Yasmin Vinograsky
Gerente comercial.













Carta de agradecimiento, sintiendo que hemos tardado en responder, aprovechar y agradeciendo un envío y enviamos otra cosa.

Gerente comercial
Tel:666-666666
C/Aragó, 37 07004
Palma de Mallorca
www.yasminveterinaria.es


Cinthya Lizarraga
Walking with your dog.
C/ Francisco Sancho, 8 4 a

Palma de Mallorca, 18  de febrero de 2019

Estimada Cynthia:       
Siento el retraso en la respuesta de su email. Hoy me incorporo de mis vacaciones.
Quiero agradecerle la información que nos envió de los servicios que ofrece su empresa. Estoy segura que podremos colaborar en el futuro. 
Aprovecho para enviarle folletos con la información de nuestros nuevos servicios. Hemos añadido recientemente servicio de peluquería canina que esperamos sea de su interés.

Atentamente le saluda.

Yasmin Vinograsky
Gerente comercial.






Carta de felicitación por nominación al cargo de jefe de área de una persona.
Descripción: yas.jpg
Yasmin Vinograsky
Gerente comercial
Tel:666-666666
C/Aragó, 37 07004
Palma de Mallorca
www.yasminveterinaria.es


Estimada Sra. Alexandra Lizárraga

 Le envío esta carta para felicitarte por su reciente ascenso. Después de más de 10 años con nosotros, y de una excelente labor en  la empresa, estamos seguros que nadie mejor que usted podrá  ejercer de Jefe del departamento  de Contabilidad.

 Sabemos de su capacidad de trabajo y  liderazgo, y estamos seguros que realizará  las nuevas funciones de una manera excepcional. Queremos transmitirle nuestra confianza al 100% en su persona.
Una vez más, mis sinceras felicitaciones.

Atentamente.



Descripción: firma.jpg
Palma de Mallorca, 27 de febrero de 2019


Carta aceptando invitación.


Estimada Sra. Yasmin.

Con respecto a la invitación que usted tan formalmente me ha hecho a través de la comunicación escrita recibida, me permito informar que será un gusto poderme hacer partícipe de este importante evento y confirmo mi presencia para el día y la hora señaladas.

Les agradezco mucho el que me hayan tenido en cuenta.

Atentamente.

Juan Pérez.

Palma de Mallorca, 27 de febrero de 2019.



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Fecha y hora del envío: Miércoles, 09 de octubre de 2013, 14:20 hs.
Remitente: Dpto. Legal ABOGADOS VIARZ-CRAZB CALLE LAVANDERA BLANQUILLA 123 4ª PLANTA 28082 MADRID (MADRID)
Número de páginas: 1


















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PEPITO
CALLE GORGORITO
28001, MADRID, ESPAÑA
 1 DE MAYO DE 2013
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TEST AIRLINES
AVENIDA DEL TEST 123
28001, MADRID, ESPAÑA





 Estimado/a SR LOPEZ TEST:

 Hace poco tiempo que he tenido una experiencia que ha resultado ser extremadamente costosa y desagradable con su línea aérea y que está relacionada con la pérdida de mi equipaje. Solicito por la presente una indemnización de TEST AIRLINES por las pérdidas ocasionadas.
 El 1 de Febrero de 2013, viajé en el vuelo 655 desde Atlanta a Los Ángeles. Cuando llegué a la zona de recogida de equipajes me percaté, después de una espera de 40 minutos, de que se había perdido mi equipaje. Inmediatamente me puse en contacto con el agente de recogida de equipajes, que me aseguró que el equipaje se enviaría en el siguiente vuelo. De eso hace ya más de tres meses.
Se me dijo que recibiría una indemnización en el plazo de 90 días a partir de que recibieran mi formulario de reclamación. Ese plazo de 90 días ya ha transcurrido y me veo obligado a insistir en que se me debe indemnizar inmediatamente. He pasado horas rellenando formularios y he realizado 10 llamadas telefónicas sin resultado, pero nadie parece poder responder a mis preguntas o, ni siquiera, indicarme el estado de mi reclamación.
Se han perdido artículos que para mí son insustituibles. Para empeorar aún más las cosas, ahora se me ofrece una compensación por esos artículos que es muy inferior a su valor.
Le ruego que se ponga en contacto conmigo en el teléfono 6001231230 antes de siete días para confirmarme que atenderán mi solicitud.



 Atentamente,



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 PEPITO PEPIN


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